2009年后，北京物业如何成立业主委员会

唐青林


一、话题的缘起

　　以前的几年，我们曾经协助一些业主，成立了他们属于自己的管家人——“业主委员会”。《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则(试行)》颁布实施后，我们最近又接受一些业主的委托，协助成立业主委员会。在此过程中，关注到《方生：对北京市业主委员会第三届年会的贺词》，于是想起作为律师在北京为一些业主设立业主委员会的经历和种种感慨。
　　我们真诚希望每个业主都能如愿地成立业主委员会，对属于自己的物业进行精心的管理，生活更加安心舒适，事业更加辉煌。作为执业律师，我们为不少物业的业主设立过业主委员会，也深知里面的繁琐甚至艰辛（相关利益方的不配合等）。
　　由于二??八年十一月二十四日，北京市建委、市社会办、市民政局、市规划委共同颁布了《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则(试行)》，该规定从2009年1月1日起实施。我们希望该规定颁布实施后，在北京设立业主委员会能更加顺利、方便。

　　二、北京物业成立业主委员会的现状

　　在该规定之前，我们曾经协助北京的一些住宅物业或商业物业成立过业主委员会。由于管理细则不清晰，所以导致在成立过程中确实存在一些困难和迷惑，感觉是在“摸着石头过河”。该规定出台后，我们又陆续接受业主委托，协助他们成立业主委员会。但是由于该规定刚刚出台，而规定的实施需要政府部门从上至下的工作会议进行工作安排。例如，以前业主委员会是在房管局进行备案，而现在改为在街道办事处备案。规定出台后新闻媒体业进行了报道和宣传，但是具体落实到各个街道办事处如何办理，街道办的工作人员并不清楚。在2009年4月份，我们为了协助业主成立业主委员会，走访了相关的街道办和社区居委会。可是他们表示知道有这回事，也参加了上级组织召开的工作会议。可是具体如何办理，并不知道。
　　根据《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则(试行)》，业主委员会应当自选举产生之日起30日内到物业所在地街道办事处、乡镇政府备案。可是我们走访了几个街道办事处，他们表示不太清楚如何进行备案。业主委员会备案后，持街道办事处、乡镇政府应当出具的备案证明，业主委员会根据该备案证明，才能向区县公安分局申请刻制业主委员会印章。可是，根据我们的了解，他们街道办目前也没有相关的备案证明的文本，不太清楚如何出具备案证明。
　　此外，根据《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则(试行)》规定，成立业主委员会无法离开社区居委会的配合。根据规定，社区居委会负责首次业主大会会议的筹备工作，且社区居委会人员担任筹备组召集人。同时，根据该规定第55条的规定，“非住宅区业主大会和业主委员会的设立、运作及活动参照本规则”，也就是说商业物业、写字楼成立业主委员会，也同样要找社区居委会。可是，当我们找到一些社区居委会要求根据《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则(试行)》第13条、第55条的规定，指导、协助成立业主委员会时，他们表示写字楼按理说他们是不管的，他们只负责居民楼的业主委员会的成立。
　　上述现状表明，成立业主委员会尽管有了明确的法律规定（如《物权法》、《物业管理条例（国务院）》）和地方性规定（《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则(试行)》）。但是由于新法刚刚颁布实施，落实到各个基层部门来履行相关职责的时候，这些相关部门的工作人员是否能及时掌握新政策、及时制定办事流程或一次性告知单、认真负责热心地履行职责，制定办理业务所需要的格式文本（例如备案表、备案证明等）成为关键。
　　在法规已经规定比较清晰、只是具体经办部门不是很熟悉办理流程的情况下，根据我们安中律师事务所的经验，我们一般都是诚恳谦虚地找到相关部门的经办人、负责人，向他们反映成立业主委员会的要求，给他们看最新法规中他们部门应承担的指导、备案责任的规定，并表示我们曾经在其他城区办理过类似业务，手上有类似的文本，争取他们开展新的业务，表示愿意配合他们“摸着石头过河”。绝大部分政府部门的工作人员会同意试着履行职责，顺利地启动办事程序。遇到实际中的问题，他们会请示领导，也会要我们律师给他们看看其他城市（例如上海、广州、南京）是如何进行相关操作、格式文本的样式等。

　　二、成立业主委员会的流程规定（本文描写比较概括，一些细节未能展开）

　　根据《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则(试行)》，成立业主委员会应履行法定程序，才能获得备案登记，进行印章刻制，履行业主委员会的职责。

　　一、第一步，首先弄清主管部门。
　　根据规定，各区县建设房屋行政管理机构负责本行政区域内物业管理工作的监督管理。街道办事处、乡镇政府负责对本辖区内业主大会、业主委员会的成立、运作及活动进行指导和监督。在物业所在地街道办事处、乡镇政府的指导下，社区居委会负责首次业主大会会议的筹备工作。由于首次业主大会会议筹备组中应有派出所的代表，因此还应事先与辖区派出所取得联系，进行必要的沟通。
　　二、第二步，成立筹备小组
　　在物业所在地街道办事处、乡镇政府的指导下，社区居委会负责首次业主大会会议的筹备工作。社区居委会人员担任筹备组召集人(未成立社区居委会的，由街道办事处、乡镇政府指派工作人员担任)，负责组织业主代表（业主代表应当具有业主身份，热心公益事业，责任心强，履行业主义务等）、开发建设单位、社区居委会、派出所等单位代表组建首次业主大会会议筹备组(以下简称筹备组)。其中，业主代表人数不低于筹备组总人数的一半。但是要注意，召集人是没有投票权的。除召集人外，筹备组成员人数应为单数，每人享有一票表决权。

　　第三步，筹备组成立后。应当制订首次业主大会会议召开方案，并完成以下工作： (一)确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和议题； (二)拟定业主大会议事规则(草案)、管理规约(草案)； (三)确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的表决权数； (四)确定业主委员会委员候选人产生办法及名单，制订业主委员会委员选举办法，明确选票发放人、计票人和监票人推选办法； (五)首次业主大会会议的其他筹备工作。

　　第四步，筹备组将以下事项在物业区域内公告： (一)首次业主大会会议召开方案； (二)业主大会议事规则(草案)、管理规约(草案)； (三)业主及其专有部分面积明细表； (四)业主委员会委员候选人产生办法(草案)； (五)业主委员会委员候选人建议名单及简况。
公告时间不少于7日，业主对上述公示事项有异议的，应当在公示期内向筹备组提出，筹备组应当登记并作出答复。

　　第五步，召开首次业主大会会议。筹备组应当自成立之日起30日内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议（可以采用集体讨论形式，也可以采用书面形式召开）。首次业主大会会议应当对以下事项进行表决，并应当经专有部分占建筑物总面积半数以上且占总人数半数以上的业主同意：业主大会议事规则(草案)、管理规约(草案)；业主委员会委员。

　　第六步，筹备组自首次业主大会会议作出决定之日起3日内将表决结果在物业区域内公告。

　　第七步，到主管部门备案。上述第五步选出业主委员会委员后，成立业主委员会，应当自选举产生之日起30日内向物业所在地街道办事处、乡镇政府备案。备案所需要的资料为　(一)业主大会决议； (二)业主大会议事规则、管理规约； (三)业主委员会委员名单； (四)其他材料。

　　第八步，刻制业主委员会的公章。业主委员会在完成备案后，街道办事处、乡镇政府应出具备案证明。业主委员会凭据该备案证明，向区县公安分局申请刻制业主委员会印章。

　　三、总结

　　与盖楼相比，设立业主委员会是一件“小事”，可是却是业主心中的大事。成立业主委员会过程琐碎，流程规定较多（筹备公示开会公示备案刻章），需要准备的文件相当多（包括《首次业主大会会议召开工作方案》、《业主大会议事规则》、《管理规约》、《筹备组成员公告》、《业主及其专有部分面积明细表》、《业主委员会委员候选人产生办法(草案)》、《业主委员会委员候选人建议名单及简况》、首次业主大会决议之公告等）。若业主众多，成立的程序就更加复杂。